契約書を効率的に管理|CRMシステムで顧客管理をスムーズに|ビジネス戦略に使えるツール
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CRMシステムで顧客管理をスムーズに|ビジネス戦略に使えるツール

契約書を効率的に管理

PCを操作する人

原本と台帳をリンク

何らかの営利活動を行う企業では、一般消費者への商品販売やサービスの実行に伴って売買契約を交わすことも少なくないものです。他の企業や公的機関を相手に業務委託契約・賃貸契約を交わす例の他、代理店契約や秘密保持契約などさまざな種類の契約が考えられます。いずれの契約でも締結の際には契約書が発行され、原本は企業の側で厳重に保管していかなければなりません。それらの契約書も必要に応じて原本を取り出し、内容や有効期限をチェックしたり写しを取ったりする場合が出てきます。一般業務で契約書を参照するようなケースも考えられることから、必要な契約書を迅速に探し出すための仕組みも欠かせません。そのため多くの企業では契約書の一覧を表計算ソフトなどを使って台帳として作成し、パソコンで検索できるようにしています。最近では契約書の電子化も進んでおり、PDFファイルの形で保存してあるケースも多くなってきています。それらの台帳も有効に管理されていない企業では、必要な契約書を探すのに手間取ってしまうものです。契約書管理システムを導入することで契約書元本と台帳とが完全にリンクされ、閲覧したい契約書をすぐに見つけることができます。

管理システムで効率化

現在ではあらゆる業務をIT技術によって効率化させることが可能となっており、その点では文書管理も例外ではありません。紙の書類でもスキャンすることによって、文字認識率が向上したOCR技術を使って電子化しPDFファイルに変えることが可能なのです。いったん電子化された書類は文書管理システムによって効率的に管理することができるようになり、検索性が大きく改善されます。契約書管理システムもまた文書の電子化に伴って開発されたIT技術の1つで、契約に関わるあらゆる文書を一元管理することが可能です。管理番号が振られた契約書の迅速な検索機能は言うまでもなく、契約ユーザー別や管理部署別といった属性ごとの契約書を一括して取り出せる製品もあります。契約書には契約期間が明記してあることも多いため、更新時期を知らせるアラート機能も多くの企業から重宝されているのです。契約書管理システムには管理者や閲覧者ごとにアクセス制限を設定することも可能で、セキュリティの面でも強化されています。社内のあらゆる部署からネットワークを通じて契約書がいつでも閲覧できる点で、契約書管理システムは業務効率化を実現させてくれるのです。